Решение отраслевых вопросов в судебном порядке для операторов связи становится достаточно распространенной практикой защиты своих прав и законных интересов. Поэтому почти в каждом номере журнала мы стараемся уделять внимание различным актуальным и интересным судебным решениям, которые могут помочь компаниям связи в схожих ситуациях и при далеко зашедших разногласиях с проверяющими органами.
Сегодня речь пойдет о нюансах порядка начисления амортизации по линиям и сооружениям связи, правомерности требований операторов о возмещении предоставленных отдельным категориям граждан льгот, основаниях отключения абонентов, повышения им тарифов и других спорных вопросах.
- Код: Выделить всё
Когда начислять налоговую амортизацию по объектам связи?
Ответ зависит от того, подлежит ли объект связи государственной регистрации. Например, линейно-кабельные сооружения согласно нормам Постановления Правительства РФ от 11.02.2005 N 68 должны быть зарегистрированы, и поэтому такие объекты включаются в состав соответствующей амортизационной группы с момента документально подтвержденного факта подачи документов на регистрацию прав собственности (п. 8 ст. 258 НК РФ).
Помимо объектов, права на которые нуждаются в государственной регистрации, у предприятия связи есть имущество, для которого данная процедура не обязательна. Например, автоматизированная система расчетов с пользователями за услуги связи. Для таких объектов предусмотрена другая обязательная процедура - ввод в эксплуатацию после получения разрешения органов государственного надзора. Выполнение этого условия судьи посчитали необходимым основанием для начисления амортизации по объекту основных средств, используемому в оказании услуг связи (Постановление ФАС МО от 28.02.2008 N КА-А40/535-08). Налоговым законодательством не расшифровывается понятие "введение объекта в эксплуатацию", после которого предприятие вправе начислять амортизацию, поэтому порядок введения объекта в эксплуатацию должен рассматриваться в соответствии с отраслевым законодательством. С учетом того что ввод в эксплуатацию объекта связи возможен только при наличии определенных условий, в том числе получения соответствующего разрешения, становится ясно, с какого момента предприятие может в налоговом учете начислять амортизацию. Вывод суда не окончателен, дело направлено на новое рассмотрение, но ситуация пока не в пользу налогоплательщика. Поможет организациям, которые оказались в подобной ситуации, разъяснение финансового ведомства. В Письме от 26.03.2008 N 03-03-06/1/205 сказано, что в отношении объектов связи, права на которые не подлежат государственной регистрации, оператор вправе начислять амортизацию на общих основаниях с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию, независимо от даты получения разрешения отраслевого ведомства на эксплуатацию объектов связи. Ссылаясь на финансовое ведомство, разъяснения которого являются обязательными для налоговиков, предприятие имеет шанс убедить проверяющих в обоснованности начисления амортизации независимо от нарушения отраслевого законодательства.
Можно ли надеяться на возмещение льгот из бюджета?
Льготы по оплате услуг связи, предоставляемые операторами связи, сегодня не более чем предписания давно минувших дней. В силу норм ст. 47 Закона о связи абоненты обязаны вносить плату за оказанные им услуги связи в полном объеме с последующей компенсацией произведенных ими расходов непосредственно за счет средств бюджета.
Одновременно отдельные судебные решения говорят о том, что до сих пор не решены вопросы получения операторами связи компенсации предоставленных льгот по прошлым периодам. Предприятиям льготная связь приносит лишь убытки, которые должны компенсироваться за счет средств соответствующего бюджета, иначе они не смогут полностью покрывать свои расходы и выполнять обязательства перед кредиторами. Но чиновников это не особо беспокоит, они не спешат компенсировать предприятиям убытки, полученные от оказания услуг связи льготным категориям граждан. Как результат - исковые требования предприятия к уполномоченным органам исполнительной власти, не выполняющим свои обязательства перед операторами связи.
В качестве примера возьмем Постановление ФАС ВВО от 28.03.2008 N А29-4471/2007, в котором организация обратилась с иском к администрации муниципального образования о взыскании денежных средств в возмещение расходов, связанных с предоставлением отдельным категориям граждан льгот по оплате услуг в соответствии с Законом о ветеранах <1> (в редакции, действовавшей в спорный период).
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ.
Убытки, причиненные гражданину или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) государственных органов или должностных лиц этих органов, подлежат возмещению Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием (ст. 16 ГК РФ). Ответчиком по делам о взыскании убытков, вызванных неисполнением публично-правовым образованием обязанности по возмещению платы, не полученной от льготных категорий потребителей, является непосредственно публично-правовое образование. В рассматриваемом случае убытки у истца возникли вследствие ненадлежащего финансирования из федерального бюджета. Минфин не принял надлежащих мер для финансирования предусмотренных законодателем льгот в необходимом объеме. Поэтому суды привлекли в качестве ответчика Российскую Федерацию в лице Минфина, при этом сами убытки подлежат взысканию за счет казны РФ. Аналогичный вывод в пользу возмещения расходов операторов связи по предоставлению льгот сделан в других судебных решениях (Постановление ФАС ВСО от 13.02.2008 N А19-11961/06-Ф02-231/08). Если льготы предоставлялись на основании закона субъекта РФ, то ответственность за неисполнение принятого на себя обязательства несет регион в лице департамента финансов края (Постановление ФАС ВСО от 24.09.2007 N А33-5278/06-Ф02-5894/07).
Примечание. Судебный акт, который признал неправомерным действия (бездействие) должностных лиц уполномоченных органов, подлежит немедленному исполнению, то есть гарантирует своевременность восстановления прав и законных интересов хозяйствующего субъекта. Положительное решение вопроса в судебном порядке дает организации хорошие шансы на возмещение убытков, причиненных неправомерным действием (бездействием) уполномоченных органов.
Принятое в пользу операторов связи решение говорит о том, что у таких организаций есть шансы взыскать и получить бюджетные средства на возмещение расходов, связанных с оказанием услуг льготным категориям граждан.
Нужно ли платить за смену тарифного плана?
Казалось бы, смена тарифного плана - достаточно обыденная операция, к которой абоненты сотовых операторов уже привыкли, равно как и к тому, что переход с одного тарифного плана на другой не является бесплатным. В отношении оказания услуг электросвязи такие правила смены тарифов антимонопольная служба сочла неправомерными и противоречащими нормам Закона о защите конкуренции <2>.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ.
Нарушение выразилось в действиях по установлению платы за переход с одного тарифного плана на другой, результатом которых явилось ущемление интересов абонентов-граждан в праве выбора системы оплаты местных телефонных соединений и навязывание абоненту невыгодных условий договора (Постановление ФАС ДВО от 21.03.2008 N Ф03-А24/08-1/733). Возможно, одной из причин проведения проверки и вынесения такого решения явилось то, что оператор занимал доминирующее положение на рынке услуг местной связи в регионе и штрафные санкции с такого крупного оператора были бы хорошим пополнением бюджета, который этих средств так и не досчитался.
Оператор связи смог доказать необоснованность претензий антимонопольного органа только потому, что проверка антимонопольным органом была проведена до вступления в силу изменений, внесенных в Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи <3>. Согласно поправке Постановления Правительства РФ от 25.07.2007 N 477 переход с одного тарифного плана на другой производится бесплатно.
--------------------------------
<3> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 N 310.
Вместе с тем данное положение действует лишь с момента вступления в силу вышеуказанного Постановления Правительства РФ и не может распространяться на правоотношения, возникшие до вступления в силу этого документа. Установление оператором связи платы, взыскиваемой с абонента за услугу по переходу с одного тарифного плана на другой, соответствовало действующей на момент проверки редакции п. 125 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи. К тому же внесение изменений в договор на оказание услуг связи по заявлению абонента о переходе на другой тарифный план влечет необходимость выполнения оператором связи дополнительных работ программного и технического характера по изменению базы данных, которые подлежат оплате стороной - инициатором таких изменений, то есть абонентом. Также оператор представил в качестве доказательства расчет затрат на услугу по переводу абонента на другой тарифный план, подтверждающий ее платный характер.
В итоге суд признал неправомерность требований антимонопольного органа в отношении бесплатной смены тарифного плана абонентам. Оператор может воспользоваться данным выводом, если претензии ревизоров касаются прошлых периодов. Если проверка проведена после внесения изменений в Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, о которых было рассказано чуть выше, то оператору вряд ли удастся убедить ревизоров, что переход с одного тарифного плана на другой должен быть платным. Такая позиция не только ущемляет интересы абонентов, но и противоречит нормам действующего законодательства.
Когда отключение абонентов неправомерно?
Возможностью приостановления оказания услуг связи, по которым просрочена оплата, пользуются многие операторы связи в целях поддержания платежной дисциплины абонентов. При этом некоторые злоупотребляют данным правом и отключают абонентов в нарушение установленных норм. В числе таких нарушителей чаще оказываются операторы, занимающие доминирующее положение на рынке услуг связи региона. Такие нарушители могут быть привлечены к ответственности не только за несоблюдение Правил оказания услуг связи, но и за нарушение антимонопольного законодательства.
Показательный пример - Постановление ФАС УО от 16.04.2008 N Ф09-2471/08-С1. У абонента, обратившегося за защитой своих прав, была просрочена оплата внутризоновой связи (соединение с городского номера с абонентом сотовой связи).
В силу ст. 44 Закона о связи и норм п. п. 118, 119 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи оператор вправе приостановить оказание только тех услуг телефонной связи, по которым просрочена оплата (в данном случае услуг внутризоновой связи). В нарушение этих требований оператор отключил абоненту местную телефонную связь, что ущемило интересы и права абонента.
Поскольку прекращение предоставления услуг местной телефонной связи прямо не предусмотрено Законом о связи и соответствующими правилами оказания услуг, то нарушение прав абонента на получение указанной услуги субъектом, занимающим доминирующее положение на рынке услуг телефонной связи, повлекло также нарушение п. 4 ч. 1 ст. 10 Закона о защите конкуренции. Данная статья запрещает действия занимающего доминирующее положение хозяйствующего субъекта, результатом которых являются или могут явиться недопущение, ограничение, устранение конкуренции или ущемление интересов других лиц. Оператор пытался оспорить нарушение данной нормы, ссылаясь на то, что в данном случае имело место нарушение лишь гражданско-правового договора, заключенного с абонентом, а не антимонопольного законодательства. Видимо, довод ответчика оказался недостаточно убедительным, так как судебная инстанция признала правомерным предписания антимонопольного органа по устранению и квалификации допущенных оператором связи нарушений.
Какую можно арендовать землю под строительство
сооружений связи?
Заключение договора аренды земельного участка на срок менее одного года с дальнейшей пролонгацией для строительства на нем линий и сооружений связи сегодня по праву можно назвать наиболее распространенным способом оформления прав на пользование землей. Арендовать таким образом можно только тот земельный участок, который имеет соответствующее целевое предназначение, на что указали работники прокуратуры в Постановлении ФАС СЗО от 04.04.2008 N А56-32766/2006.
Оператор связи выдержал экзамен на знание землепользования. Из существующих категорий земель, подразделяемых по своему целевому назначению, только земли связи и радиовещания подходят под строительство объектов связи. Их не так много, большинство земельных участков вне населенных пунктов имеют категорию земель сельскохозяйственного назначения.
Регламентирующий порядок использования земель сельскохозяйственного назначения п. 2 ст. 78 Земельного кодекса не содержит прямого запрета на перевод земель сельскохозяйственного назначения в иную категорию для использования под строительство дорог, линий электропередачи, линий связи (в том числе линейно-кабельных сооружений), к которым относится базовая станция мобильной сотовой связи. Об этом же говорится в ст. 7 Закона о переводе земель или земельных участков из одной категории в другую <4>, которой предусмотрена возможность перевода земель сельскохозяйственного назначения в другую категорию в случаях, связанных со строительством линий связи (в том числе линейно-кабельных сооружений). Категория земель указывается в актах федеральных органов исполнительной власти, актах органов власти субъектов РФ и актах органов местного самоуправления о предоставлении земельных участков; договорах, предметом которых являются земельные участки; документах государственного земельного кадастра; в иных документах. При этом распоряжение земельными участками, государственная собственность на которые не разграничена, осуществляется органами местного самоуправления муниципальных районов, городских округов.
--------------------------------
<4> Федеральный закон от 21.12.2004 N 172-ФЗ.
На основании приведенных норм местной администрацией из земель сельскохозяйственного назначения оператору связи предоставлен в аренду земельный участок под строительство базовой станции мобильной связи. При этом место размещения объекта было предварительно согласовано арендатором и арендодателем. В дополнение к этому арендодатель в лице местной администрации выдал адресованное арендатору предписание оформить перевод используемого земельного участка из категории земель сельскохозяйственного назначения в категорию земель промышленности, энергетики, транспорта, связи. Но перевел ли оператор связи земельный участок в соответствующую категорию? По мнению заявителей жалобы - нет, отсутствие проекта рекультивации земельного участка говорит о том, что оператором связи не выполнена одна из обязательных процедур перевода земельного участка в другую категорию.
Материалы дела говорят об обратном. Земельный участок прошел кадастровый учет, оператор имеет заключение экологической экспертизы о возможности предоставления земельных участков под строительство базовых станций сотовой связи. Факт проведения в полном объеме мероприятий по рекультивации земельного участка из земель сельскохозяйственного назначения также подтвержден документально. Представленных доказательств оказалось достаточно, чтобы убедить суд: оператор связи арендует земельный участок соответствующего целевого назначения на законных основаниях.
По каким тарифам переоформлять договоры?
Необходимость в переоформлении договоров на оказание услуг связи возникает по различным причинам, в Постановлении ФАС СКО от 14.03.2008 N Ф08-926/08 рассмотрена одна из них - изменение наименования абонента. Учитывая то, что на абонента в лице госучреждения было зарегистрировано более полусотни номеров, оператор выставил абоненту немалый для такого случая счет за переоформление договора услуг связи. Антимонопольная служба по результатам рассмотрения заявления учреждения на действия оператора не стала выяснять, насколько обоснованна сумма в счете на переоформление договора, а сразу указала в предписании, что оператор нарушил Закон о защите конкуренции, навязав стороне невыгодные и необоснованные условия договора. На этом основании компании связи предписано прекратить нарушение, выразившееся в применении при расчетах неустановленного тарифа.
Обратившись в суд с оспариванием предписания антимонопольного органа, оператор связи получил отказ. Арбитры указали, что стоимость услуг по переоформлению договора связи из-за изменения наименования абонента значительно завышена. При этом требование компании о внесении абонентом при переоформлении договора платы отдельно за каждый телефонный номер не предусмотрено действующим законодательством и противоречит содержанию фактически выполняемых в данной ситуации работ.
В силу норм п. п. 2, 3 ст. 28 Закона о связи тарифы на услуги общедоступной электросвязи и общедоступной почтовой связи подлежат государственному регулированию в соответствии с законодательством РФ о естественных монополиях. Государственное регулирование тарифов на услуги связи (за исключением универсальных услуг связи) должно создавать условия, обеспечивающие операторам связи компенсацию экономически обоснованных затрат, связанных с оказанием услуг связи, и возмещение обоснованной нормы прибыли от капитала, используемого при оказании услуг связи, тарифы на которые устанавливаются государством. Оператор экономически не обосновал затраты по переоформлению существующего договора оказания услуг связи, поэтому предписание антимонопольного органа о прекращении использования при расчетах самостоятельного установленного тарифа признано соответствующим нормам законодательства.
По какому основанию можно повысить цены?
Договор оказания услуг связи относится к категории договоров возмездного оказания услуг: исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, а заказчик - оплатить эти услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре. Исходя из этих норм, операторы связи в заключаемых с абонентами договорах оставляют за собой право изменять стоимость услуг связи (например, в связи с введением ценорегулируюшими органами повышающих цен либо с введением новых прейскурантов). Абонентов повышение цен, конечно, не радует, и кто-то просто отказывается от оплаты услуг по повышенным расценкам.
В Постановлении ФАС ЗСО от 10.01.2008 N Ф04-47/2008(426-А27-11) рассмотрена ситуация, когда изменение цены услуг связи имело место после истечения срока действия договора, в силу чего, по мнению абонента, у него не возникло обязательств по оплате по новой цене.
Суд первой инстанции квалифицировал заключенный сторонами договор как публичный договор возмездного оказания услуг, обязательства по которому подлежат исполнению сторонами в силу пролонгирования договора на неопределенный срок (п. 3 ст. 425 ГК РФ). При анализе условий заключенного договора установлено, что им не предусмотрено прекращение обязательств сторон после истечения срока действия договора, намерения расторгнуть договор стороны не выражали. Возможность исполнителя в одностороннем порядке изменять стоимость услуг связи предусмотрена отдельным пунктом договора. При таких обстоятельствах суд удовлетворил иск оператора о взыскании с абонента задолженности за оказанные услуги связи по новым тарифам, информация о смене которых является общедоступной для сторон публичного договора.
Аналогичное решение в пользу оператора связи, предъявившего требование по взысканию задолженности по измененным тарифам, принято в Постановлении ФАС ЗСО от 10.01.2008 N Ф04-120/2008(512-А27-30). Оператор известил заказчика услуг о том, что расчеты за услуги предоставления соединительных линий и точек подключения, обеспечивающих доступ к сетям электросвязи, производились по пониженным тарифам. После пересчета с применением новых тарифов организации следует доплатить за оказанные услуги. Повышение тарифа не является изменением условий и предмета договора, так как в нем стороны предусмотрели право оператора изменять стоимость услуг в связи с введением новых прейскурантов. Определение самостоятельно оператором цены оказанных услуг не противоречит нормам законодательства.
Фактическое пользование потребителя услугами следует считать акцептом оферты, предложенной стороной, оказывающей услуги, принятые на себя обязательства по оказанию услуг оператором исполнены, в связи с чем суд удовлетворил требование оператора об оплате оказанных услуг по новому тарифу.
Т.Н.Сухарева Эксперт журнала "Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение"
29.05.2008
"Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 3
БЕРЕЧЬ НЕЛЬЗЯ ВЫКИДЫВАТЬ, ИЛИ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Начался очередной отчетный год, бухгалтерам опять нужно оформлять новые папки для подшивки документов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить.
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов.
- Код: Выделить всё
Бухгалтерские документы
Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в ст. 17 Закона N 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице на с. 36 - 39.
Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов
Вид документов Срок хранения Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность <1> Не менее 10 лет Пункт 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ и п. 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность <1> До ликвидации организации <2>
Квартальная бухгалтерская отчетность <1> Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности - не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность <1> Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности - не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним До ликвидации организации <2> Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> Пункт 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ и п. п. 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Пункт 2 ст. 17 Закона N 129-ФЗ
Отчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 10 лет Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 5 лет (при отсутствии годовых - не менее 10 лет)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 1 года (при отсутствии квартальных - не менее 5 лет)
Счета-фактуры Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Пункт 4 ст. 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН Пункт 5 ст. 346.6 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> Пункт 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ и п. 150 Перечня
Путевые листы Не менее 5 лет Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
Лицевые счета работников Не менее 75 лет Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3>, а при отсутствии лицевых счетов - не менее 75 лет Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы Не менее 5 лет Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации До ликвидации организации <2> Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) Не менее 5 лет Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами До ликвидации организации <2> Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий <3> Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок До ликвидации организации <2> Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - не менее 75 лет Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор До ликвидации организации <2> Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 1 года <4> Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников Не менее 5 лет Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения) Не менее 75 лет Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников До момента востребования, но не менее 50 лет Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 50 лет Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении Не менее 5 лет Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией До замены новым <4> Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий Не менее 75 лет Пункт 306 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний Не менее 45 лет Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности Не менее 10 лет Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) Пункт 332 Перечня и п. 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 N 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ <5> Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы Не менее 10 лет Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы До ликвидации организации <2>
Полугодовые статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых - не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых - не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - не менее 10 лет)
--------------------------------
<1> К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту), и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона N 129-ФЗ). <2> Это следует из положений п. 2.4.2 Указаний. <3> При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. <4> Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). <5> Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.
- Код: Выделить всё
Примечание. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).
Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в п. 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.
Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.
Налоговые декларации и документы для расчета налогов
Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в п. 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные - не менее пяти лет, месячные - не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.
Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.
Аналогичное требование установлено в пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).
Обратите внимание! Для акционерных обществ - особые правила
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:
- документы о создании, реорганизации общества;
- устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
- свидетельство о государственной регистрации общества;
- решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
- протоколы общих собраний акционеров;
- протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
- списки аффилированных лиц общества;
- положения о филиалах и представительствах общества;
- протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
- бюллетени для голосования;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.
Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив. Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов).
Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.
Примечание. До 2008 г. налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков - как квартал (ст. 163 НК РФ).
Пример 1. ООО "Гиацинт" было зарегистрировано в апреле 2004 г. Организация применяет общую систему налогообложения.
Четырехлетний срок, в течение которого ООО "Гиацинт" должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 г., - это период с 1 января 2005 г. по 31 декабря 2008 г. Соответственно, документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 г., организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 г.
Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 г., может охватывать 2005 - 2007 гг. и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 г. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону N 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.
Примечание. Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (пп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Примечание. Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в п. п. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914. Его минимальная продолжительность - пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.
Отметим также, что согласно п. 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.
Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 г. запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 г., налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.
Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 г. налоговым периодом по НДС для ООО "Гиацинт" являлся календарный месяц.
Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 г. организация должна хранить до 30 апреля 2009 г. (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 г.).
Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, - с 1 января 2005 г. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 г., ООО "Гиацинт" обязано хранить до 31 декабря 2009 г.
Поскольку в 2004 - 2007 гг. налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 г., - с 1 мая 2004 г. по 30 апреля 2008 г.
Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 г., начинается с 1 апреля 2008 г. и заканчивается 31 марта 2012 г. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 г. компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 г. (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 г.), а счета-фактуры за этот период - до 31 декабря 2013 г.
- Код: Выделить всё
Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.
Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее
В соответствии со ст. 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Примечание. Убыток, выявленный по итогам 2001 г. (до вступления в силу гл. 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 г. (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 N 110-ФЗ).
В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в п. 4 ст. 283 НК РФ. В Письме от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в п. 5 ст. 346.6 и п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса соответственно.
Пример 3. ООО "Азалия" является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 г. в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006 - 2008 гг. по частям.
Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 г., организация обязана была хранить в течение четырех лет - до 31 декабря 2007 г. Поскольку на сумму убытка 2003 г. уменьшены налоговые базы 2006 - 2008 гг., компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 г. (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) - до 31 декабря 2012 г.
Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны
безнадежные долги
Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании пп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.
Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, - суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
По общему правилу, установленному в п. 1 ст. 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.
Примечание. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, - понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ситуация 3. Организация владеет основными средствами
Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек. Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.
Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.
Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.
Примечание. В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в п. 1 ст. 257 НК РФ.
Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.
В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в Письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-02/84.
- Код: Выделить всё
Хранение документов
Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.
Другой вариант - передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.
Примечание. Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ.
Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?
Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 129-ФЗ). Кроме того, в ст. 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
В Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Примечание. Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила). В п. 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.
Уничтожение и утилизация документов
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен на с. 43.
Образец акта об отборе документов для уничтожения